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Adjoint (e) exécutive

Triade Marketing est une agence intégrée qui se démarque par le marketing audacieux, la communication ciblée et la création réfléchie. Fondée en 2011, Triade connait une croissance soutenue. Chez nous, la rigueur et les objectifs ambitieux génèrent des résultats tangibles : le succès de nos clients et leur satisfaction. Voilà notre moteur de motivation interne !

Vous aimez l’action et jouer un rôle essentiel dans un milieu dynamique ? On souhaite vous rencontrer !

Description du poste et responsabilités :

Administration

  • Effectuer la révision linguistique des documents produits par l’équipe
  • Assurer l’ouverture, le classement, l’archivage, la mise à jour des dossiers
  • Préparer des documents légaux (ententes de confidentialité, contrats, etc.), selon les modèles existants
  • Assister à certaines réunions et rédiger les comptes rendus
  • Contribuer à la planification et la préparation des réunions, rendez-vous, réservations et autres en vue des déplacements professionnels
  • Répondre aux appels téléphoniques sur la ligne générale et assurer un suivi de certains courriels
  • Rédiger, réviser, mettre en page, classer, mettre à jour des documents
  • Saisir et/ou compiler des données et produire différents rapports, tableaux, analyse et documentation
  • S’occuper du courrier interne et externe et des envois par messagers
  • Suivre l’inventaire et effectuer les commandes d’équipements et fournitures de bureau
  • Placer les appels de service (réparations, etc.)

Coordination

  • Préparer et réviser les différents documents de présentation et offres de service
  • Préparer les bons de commande pour les fournisseurs externes en assurer le suivi
  • Communiquer avec les différents intervenants internes et externes et leur fournir l’information complète nécessaire pour qu’ils effectuent un travail de qualité
  • Effectuer de la révision d’épreuves en collaboration avec le département d’infographie
  • Coordonner certains aspects logistiques des réunions avec l’équipe de gestion de projets et divers partenaires
  • Être responsable des comptes Facebook et Instagram de l’agence en collaboration avec les membres de l’équipe pour leur mise à jour

Comptabilité

  • Effectuer la facturation et préparer les documents pour la tenue de livre mensuelle de l’entreprise
  • Préparer les chèques et les valider avant envoi
  • Agir comme soutien administratif général (conciliations bancaires et autres, comptes payables, suivi des comptes à recevoir, mise à jour de chiffriers Excel, comptes de dépenses, classement, numérisations, photocopies, etc.)
  • Toutes autres tâches connexes

Exigences :

  • Excellent français excellent écrit et parlé (bilinguisme non requis)
  • Posséder au moins 5 années d’expérience à titre d’adjoint(e) en agence, dans une firme d’avocat ou équivalent
  • Très bonne connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook, dans un environnement Mac (ou ouverture à l’apprendre)
  • Entregent, attitude positive et dynamique

 Habiletés

  • Service à la clientèle impeccable
  • Autonomie et responsabilité
  • Esprit d’initiative, polyvalence et adaptation au changement
  • Grand sens de l’organisation et de la gestion des priorités
  • Capacité de travailler en équipe, sur différents dossiers en même temps
  • Souci du détail, structure et rigueur
  • Entregent, attitude positive et dynamique
  • Respect de la confidentialité

Il s’agit d’un poste à temps plein, avec possibilité d’horaire réduit (3 ou 4 jours) si désiré. Si vous recherchez un environnement de travail exceptionnel et que vous avez ce qu’il faut pour comblerce poste, faites parvenir votre CV à isaillant@triademarketing.com avant le 15 avril 2019.

291, rue St-Vallier est,
bureau 2
Québec (Québec) G1K 3P5
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418 527-4537

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